一句精華:本書透過科學方法以及數據,幫助各位讀者了解在不同情況下如何實現最佳工作表現。本書從個人開始到情緒以及管理進行討論,幫助讀者實現最高效率。
效率腦科學這本書從「科學角度」出發,結合研究以及科學理論,告訴我們如何真正提升自己的工作效率。透過本文,大家可以了解到:
- 為什麼大腦不應處理太多工作
- 如何減輕大腦負擔?
- 為什麼情緒也跟工作效率有關?
大腦就像一個表演舞台
效率腦科學這本書第一章節的主人翁是Emily。她在職場上剛獲得升職了。在升職的第一天,她回到辦公室,發現迎接她的是一大堆電子郵件以及訊息。大量任務使她不知道該從何處入手以及處理。她不知道該如何是好⋯⋯
作者在書中把這個問題稱為:「應接不暇症候群」。當一個人每天不斷地被各式各樣的訊息所轟炸,就會出現負荷不來的問題。
為什麼會有這樣的情況出現?
在書中,作者為我們介紹了大腦的第一個特點:局限性。他在書中為大家介紹了一個叫做「前額皮質」的地方,它主要負責控制我們的一切思考活動以及決策。他用了一個比喻去形容這裡:舞台。前額皮質是一個舞台,而我們日常生活的工作或點子,就是演員。有一點不同的是,台下的觀眾也可以上台表演。在台上表演的人就是我們這一刻正關注的東西。
根據比喻:
舞台:前額皮質,大腦處理器
演員:我們正關注的訊息,如電郵、廣告
觀眾:內心的訊息、記憶或想象,可以隨時上台成為演員,例如:你突然在街上想起要打電話完成某件事
舞台燈光:身體的能量以及資源,會隨著決策增加而被消耗。
當大腦接收了一些新資訊,就像一個新演員進入舞台,它們會跟觀眾(你的記憶)產生互動。作出決策的過程,就是把所有演員都帶上台,然後決定選擇哪一位(價值判斷,如決定回覆哪一位電郵)。
以上比喻很特別但非常實用,因為我們的大腦就是這樣運作。而這本書的重點,就是教會我們選擇以及捨棄某些演員。因為進行有意識的心智活動需要消耗大量能量,在比喻來說就是需要使用燈光。而燈光的能量是有限的,如果我們隨便讓觀眾上台,就會消耗能量。
因為舞台資源是有限的,所以我們一定要學習如何分配資源,不要隨便消耗能量,把精力與心智留給最重要的事情。
每一次使用舞台資源時,都要把它分配給重要的事情。舞台資源是有限的,所以不能浪費。不管怎麼努力,你都不可能像卡車司機開車那樣,持續一整天坐在那裡做出絕佳決策。
減輕大腦負擔的方法
了解了大腦的情況後,下一步就是避免大腦出現負荷過重。避免出現像航拍機一樣冇電的情況。
大家可能都會聽過「為任務排序」這個常見幫助我們減壓的建議。但是,為任務排序本身也不是一個簡單的過程。
還記得我們的前額葉是一個舞台嗎?我們的記憶就是台下的觀眾,回憶起某件事需要我們從台下把觀眾邀請到台上。但是,有些事太久以前的事情要回憶並不簡單。就像坐近舞台邊的觀眾以及坐在遠離舞台的觀眾一樣,越久的事情就是坐得越遠的觀眾,叫他們上台便越困難;近期發生的事情則是坐得較近的觀眾,上台亦較簡單。要為任務排序並不簡單,因為我們同時要呼起腦海中的舊資訊,而且要幻想出一些從未發生的事情。
例如,如果今天我有四個任務要處理,分別是:寫文章、錄製Podcast以及分享IG Reels。首先,我要在腦海中回憶起在以往寫文章以及錄製Podcast的過程與步驟(尋找台下的觀眾),然後就是思考今天要寫什麼內容(發揮想像力),以上兩個步驟都需要消耗大量資源。
正正是因為為工作任務排序十分消耗能量,所以它應該是我們每天第一件需要處理的事情。
想要減輕在大腦在進行思考時所耗用的能量,可以透過以下兩個方法:
- 將複雜想法可視化:把我們需要處理的資訊可視化,在大腦中把一切圖像化或以文字寫下,這樣可以激活視皮資,幫助我們減少消耗能量
- 列出清單:把一切即將處理的工作寫下,讓你不需把一切都放在大腦,減輕舞台的負擔
- 為不同工作安排不同工作時段:例如在上午處理需要高強度的思考任務時,避免跟其他工作重疊。在轉換工作的過程中,大腦可以獲得相應的休息
在了解到上面所述的重點後,大家可以了解到:為什麼安排工作那麼重要,因為安排工作可以幫助我們避免大腦過度消耗能量,減低我們的效率。在工作開始前,先做最重要的事情,然後一步一步地解決其他相對不重要的工作。
不需要嘗試壓抑情緒
大家可能會覺得很奇怪,為什麼情緒會跟效率有關?
關於這一個問題,作者在書中舉了一個例子:保羅的一天。保羅在出門時遭到非常多阻礙,最終晚了跟客人會面。而會面的過程又不順利,種種情況都令到保羅的壓力不斷增加。這種壓力不單影響了他的情緒,也影響了保羅在上班時的專注力,令到保羅的同事在開會時不得不重覆自己所說的重點。
情緒絕對跟我們的工作效率有關,但情緒經常被忽視,因為很多人都認為自己的情緒沒有問題。事實正好相反。
首先,我們一起了解大腦的運作。
自古以來,大腦都有一個原則:遠離危險以及獲得獎勵。(遠離猛獸,獲得食物)這個原則幫助人類生存以及成為地球霸主。這個運作模式來到今天仍然存在。
大腦有一個叫做邊緣系統的地方,負責追蹤我們的想法、物件以及情感相關的東西。而激活邊緣系統會消耗我們的能量。而負面事情(逃離危險)比起正面事情(獲得好處)更容易激活我們的邊緣系統,消耗更多能量。
為什麼我們不應該壓抑情緒?因為壓抑情緒會損耗能量,隨著我們壓抑越多,可供使用的能量便會下降。可留給當下情況的資源便會減少。例如,在會議上跟同事爭吵後,很多人都不能繼續把注意力放在會議上(舞台的燈光越來越少,可上台的表演者便會減少) 當然,這也不代表你要隨便地釋放情緒。畢竟一感到生氣便發洩只會造成大量的爭吵。
作者在書中提出了一個簡單的方法:把注意力放在其他地方,產生認知的改變,這個技巧被稱為:象徵性標記法。這是很多成功人士喜愛使用的方法。象徵性標記法的使用方法十分簡單,當你發現自己產生情緒時,試著在它掌控你之前標記你的情緒。例如,某同事在會議上誤會你某些工作做錯了。在決定對對方破口大罵前,標記自己的情緒:「憤怒、委屈」。只需這樣簡單便可以激活你的前額業皮質、降低邊緣系統的激活程度。